•  
  • ,

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)
Diposting tanggal: 13 Maret 2014

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)

Permendikbud Nomor 29 tahun 2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Sultan Ageng Tirtayasa menjadi landasan dibentuknya Lembaga Pengembangan Pendidikan, dan Penjaminan Mutu (LP3M). Dalam Permendikbud tersebut dinyatakan bahwa Lembaga Pengembangan Pendidikan dan Penjaminan Mutu (LP3M) Universitas Sultan Ageng Tirtayasa mempunyai tugas melaksanakan, mengkoordinasikan, memantau, dan mengevaluasi kegiatan pengembangan pendidikan dan penjaminan mutu.

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Universitas Sultan Ageng Tirtayasa (Untirta) dirancang, dilaksanakan dan ditingkatkan mutunya secara berkelanjutan dengan berdasarkan pada model PDCA (Plan, Do, Check, Action).

Implementasi PDCA dalam Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di Untirta

PlanTahap awal dari terbentuknya Lembaga Pengembangan Pendidikan, dan Penjaminan Mutu (LP3M) Universitas Sultan Ageng Tirtayasa adalah melakukan analisis situasi dan organisasi terkait keberadaan Lembaga Pengembangan Pendidikan, dan Penjaminan Mutu (LP3M) sebagai garda terdepan dalam penjaminan mutu di Untirta. Merujuk pada analisis situasi penjaminan mutu sebelumnya yang dikelola oleh Unit Penjaminan Mutu (UPM) belum menghasilkan dokumentasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) yang baik, maka langkah pertama yang dilakukan adalah melakukan benchmarking ataupun studi banding ke lembaga penjaminan mutu di UNDIP dan UNSOED pada tanggal 13-15 September 2013, yang kemudian didapatkan hal-hal baru terkait bagaimana membuat dokumen Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Selanjutnya pada tanggal 27-29 September 2012 Lembaga Pengembangan Pendidikan, dan Penjaminan Mutu (LP3M) Untirta menyelenggarakan Pelatihan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) bagi dosen yang mempunyai tugas tambahan di Untirta untuk memberikan pengetahuan baru juga kembali mengingatkan pentingnya penjaminan mutu internal, dimana peserta yang hadir mayoritas adalah mereka yang belum genap setahun dilantik menjadi pimpinan fakultas dan program studi/jurusan/bidang di lingkungan Untirta.

Implementasi Plan dalam Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Universitas Sultan Ageng Tirtayasa diperlukan agar dalam menjalankan dan melaksanakan penjaminan mutu dapat secara sistematis, konsisten dan berkelanjutan. Pelaksanaan penjaminan mutu yang sistematis, konsisten dan berkelanjutan tersebut mutlak dilakukan agar : (a) Visi, Misi, dan Tujuan Untirta dapat dicapai, (b) Kepentingan dan tuntutan para pihak terkait atau pemangku kepentingan (stakeholders) dapat terpenuhi, (c) Mematuhi dan memenuhi ketentuan peraturan dan undang-undang terkait yang berlaku.

Untuk mencapai Visi, Misi, dan Tujuan UNTIRTA, kepentingan dan tuntutan para pihak terkait atau pemangku kepentingan (stakeholders) dapat terpenuhi, pada tahap Do ini dokumen Kebijakan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) atau Kebijakan Mutu mulai disusun. Merujuk pada hasil benchmarking ke UNDIP, UNSOED, UNY, dan UMY serta Workshop Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di Universitas Brawijaya, Malang pada akhir tahun 2012, kemudian Lembaga Pengembangan Pendidikan, dan Penjaminan Mutu (LP3M) Untirta menginisiasi untuk mendorong pembentukan Unit Mutu pada tingkat Fakultas/Pascasarjana dan Tim Mutu pada tingkat Program Studi/Jurusan dan Bidang. Pada tahap Do inilah kemudian terbentuk kelembagaan mutu di Untirta sebagai berikut :

image spmi 

Secara kelembagaan di tingkat universitas pemegang kepentingan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Universitas Sultan Ageng Tirtayasa terdiri atas : Senat Universitas, Pimpinan Universitas, dan Lembaga Pengembangan Pendidikan, dan Penjaminan Mutu (LP3M) Universitas Sultan Ageng Tirtayasa (UNTIRTA). Ditingkat Fakultas/Pascasarjana/Lembaga pemegang kepentingan sistem penjaminan mutu internal terdiri atas : Senat Fakultas, Pimpinan Fakultas/ Pascasarjana / Lembaga dan Unit Mutu Fakultas / Pascasarjanaa / Lembaga / Biro / UPT (UMF / UMP / UML / UMB / UMU) di tingkat universitas. Sedangkan di tingkat Jurusan / Program Studi/Bidang, sistem penjaminan mutu internal ditangani oleh Tim Mutu (TM).

Setelah terbentuk Unit Mutu dan Tim Mutu tersebut, Lembaga Pengembangan Pendidikan, dan Penjaminan Mutu (LP3M) Untirta kemudian mencoba menyusun dokumen mutu Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Pada Bulan Mei 2013, draf dokumen mutu yang berisi, antara lain Kebijakan Mutu, Standar Mutu, dan Manual Mutu telah selesai dibuat dengan melibatkan perwakilan tim mutu di tingkat jurusan / program studi / bagian / lembaga / UPT dan perwakilan unit mutu di tingkat fakultas / pascasarjana serta melibatkan pimpinan Universitas.

Dokumen mutu tersebut tentunya berorientasi pada prinsip-prinsip sebagai berikut :

(1) Quality first : semua pikiran dan tindakan harus memprioritaskan mutu; yang tercermin dalam pernyataan kebijakan mutu Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Untirta.

(2) Stakeholders-in : semua pikiran dan tindakan harus ditujukan pada kepuasan pemangku kepentingan.

(3) The next process is our stakeholders : setiap pelaku yang melaksanakan tugas harus menganggap orang lain yang menggunakan hasil pelaksanaan tugasnya sebagai stakeholder-nya yang harus dipuaskan; yang tercermin dalam 13 standar mutu Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Untirta.

(4) Speak with data : setiap pelaku harus melaksanakan tindakan dan mengambil keputusan berdasarkan analisis data yang telah diperolehnya terlebih dulu, bukan berdasarkan pengandaian atau rekayasa; yang tercermin dalam manual penetapan standar SPMI, manual pelaksanaan standar Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), manual pengendalian standar Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), dan manual pengembangan standar Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di lingkungan UNTIRTA.

(5) Upstream management : semua pengambilan keputusan dilakukan secara partisipatif, bukan otoritatif, hal ini tercermin pada pernyataan dalam kebijakan mutu, standar mutu, dan manual mutu Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) UNTIRTA.

Pada tahap check ini, Lembaga Pengembangan Pendidikan, dan Penjaminan Mutu (LP3M) Untirta dalam melaksanakan tugasnya, sampai saat ini telah melakukan evaluasi diri atau evaluasi mutu internal program studi/jurusan dengan standar mutu yang telah ditetapkan kemendikbud, yang mana hasil dari Evaluasi Mutu Internal Perguruan Tinggi (EMI-PT) tahun 2013 untuk prodi Non LPTK nilai reratanya cukup, dan untuk prodi LPTK nilai reratanya juga mendekati cukup.

Pada tahap action ini, merujuk pada hasil Evaluasi Mutu Internal Perguruan Tinggi (EMI-PT) tahun 2013, pada non LPTK yang harus jadi prioritas perbaikan adalah dalam hal standar kerjasama. Meski disadari bahwa kerjasama yang telah dilakukan pada tingkat universitas sudah cukup, akan tetapi nilai capaian standar kerjasama tersebut menjadikan bahan refleksi bagi pengambil kebijakan untuk meningkatkan hal-hal yang terkait dengan standar kerjasama, yang bisa berimbas bagi penguatan program studi/jurusan/bidang. Begitupun dengan hasil Evaluasi Mutu Internal Perguruan Tinggi (EMI-PT) pada LPTK, yang harus jadi perbaikan prioritas adalah dalam hal standar pengabdian kepada masyarakat, yang artinya hal-hal yang terkait dengan aspek ini tentunya harus bisa mendorong peningkatan kuantitas dan kualitas dosen dan mahasiswa dalam melaksanakan pengabdian kepada masyarakat.

Selain melakukan perbaikan terkait dengan hasil Evaluasi Mutu Internal Perguruan Tinggi (EMI-PT) tersebut di atas, kiranya yang paling penting adalah pada tingkat fakultas dan prodi/jurusan/bidang untuk melakukan aksi-aksi perbaikan mutu yang berkelanjutan. Dalam konteks ini belum seluruhnya fakultas, prodi/jurusan/bidang memiliki komitmen yang kuat dalam penjaminan mutu internal.

Penjaminan mutu internal di Untirta pada tingkat fakultas dan program studi/jurusan/bidang dari fase Unit Penjaminan Mutu (UPM) sampai dengan Lembaga Pengembangan Pendidikan, dan Penjaminan Mutu (LP3M), Fakultas Tekniklah yang menjadi garda terdepan dalam penjaminan mutu internal, yang intens melakukan penjaminan mutu internal dan audit mutu internal, hal ini yang menjadi stimulus bagi Fakultas lain untuk segera melakukan penjaminan mutu dan audit mutu internal.

Meski secara formal siklus audit terhadap Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) tahunan akan dimulai pada tahun 2014 setelah pengesahan dokumen mutu dalam Buku Pedoman Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) yang baru disahkan senat universitas, namun secara informal untuk mengetahui peta awal dari penjaminan mutu di Untirta, kiranya LP3M telah melakukan Evaluasi Mutu Internal Perguruan Tinggi (EMI-PT) dimana Untirta menjadi salah satu sampel Pemetaan Mutu Perguruan Tinggi oleh PPMP-BPSDMPK-PMP Kemendikbud pada tahun 2013 ini, dengan hasil yang terdokumentasi.